Årets Leanbyggare, Värmdö kommuns bygg- och miljöavdelning, har arbetat strukturerat med att effektivisera handläggningen av bygglov och därmed bidragit till ett effektivt byggande.
Värmdö Kommuns resa mot Lean började med att dåvarande kommunledningen under sitt förbättringsarbete år 2008-2009 kom i kontakt med arbetssättet.
– Kontorschefen anmälde vårt kontor som pilot för Lean. Men Leanutvecklingsledarna ansåg att hela kontoret var för stort och byggenheten valdes istället som den grupp som skulle vara med, berättar Jelinka Hall, chef på Bygg- och Miljöavdelning på Värmdö Kommun.
Mognaden hos medarbetarna om Lean befann sig på olika nivåer och det tog tid och krävdes flera workshops innan verktyget kunde implementeras och förståelsen infann sig, berättar hon vidare. Man arbetade mycket med att hålla arbetet aktuellt och att ge medarbetarna insikt om vikten av deras bidrag och att de kunde vara med och påverka.
Till Leanåtgärderna hörde bland annat framtagandet av en process kring handläggning av bygglov, innehållande rutiner, lathundar m.m., för att få en så enhetlig handläggning som möjligt och samtidigt hålla kunden i fokus.
– Ärenden delades in i fyra olika kategorier beroende på åtgärd och komplexitet. Det fastställdes hur lång en handläggningstid skulle vara för respektive kategori och vad som var obligatoriskt att göra, för att undvika att missa något, förklarar Jelinka.
Viktiga beställare
Sedan bygg- och miljöavdelning började arbeta enligt Lean har handläggningen av bygglovsärenden i snitt minskat från 6 till 12 månader år 2008 till 4,5–5 veckor år 2014.
– Omkring hälften av det som byggs i Sverige i dag har sin start i en kommun och i samhället. Kommunerna är extremt viktiga beställare, men också ofta en broms i byggandet. Andra kommuner kan lära mycket av Värmdö kommuns bygg- och miljöavdelnings arbete med att bli mer kundorienterade, säger Hans Reich från Chalmers och en av jurymedlemmarna.
– En Leanbyggare är inte bara den som uppför byggnaden utan en aktör som finns med i hela processen och här har vi en aktör som påverkar hela processen i och med att de finns med i så tidigt skede, säger Kajsa Siimu från Lean Forum Bygg, som står bakom priset.
Idag jobbar alla grupperna inom Jelinkas avdelning med Lean. De genomför tavelmöten, de lyfter och omfördelar ärenden, och det finns en bättre samverkan, menar hon.
– Vi har också en grupp som är kontorsövergripande som hanterar frågor som är gemensamma och hur avdelningen ska förhålla sig till dem. Vårt mål är att vi ska bli mer transparanta, mer digitala och mer tillgängliga.
Jelinka tycker också att Lean börjar uppmärksammas mer och mer inom branschen.
– Jag tror det mest handlar om oförståelse när insikten om hur Lean kan gagna verksamheten inte infinner sig. När man pratar Lean kanske en del fortfarande tänker på ”Toyotamodellen” och att det därmed bara är tillämpbart inom bilindustrin.
Foto: Nomi Melin Lundgren/Byggindustrin
Fakta LEAN
Att arbeta Lean innebär att arbeta med ständiga förbättringar (kaizen) och att identifiera och eliminera slöseri (muda). I Lean utgår företaget från sin produktionsprocess och analyserar hur processen kan effektiviseras.
