Arbetslivet präglas av snabb utveckling. Förväntningarna på kontoret har också förändrats och frågan kring arbetsplatsens utformning har hamnat i rampljuset. Så, vad behöver man tänka på när man ställer om kontoret utifrån nya förutsättningar? Anna Nambord, arbetsplatsrådgivare på Wihlborgs, berättar om vikten av att utgå ifrån våra mänskliga behov när vi formar våra arbetsmiljöer.
Kontorets nya roll
Flexibilitet, med möjlighet att jobba från flera platser är en tydlig förväntan bland tjänstemän idag. Samtidigt vill de flesta också ha en känsla av sammanhang och en personlig kontakt med sitt team och sin chef. Detta är en paradox som många ledare försöker balansera och parera på olika sätt.
– Det finns en risk att man då förenklar kontorets roll och fokuserar övervägande på det sociala sammanhanget, men det är mer komplext än så. Vi människor har olika behov och de växlar både mellan individer och under en arbetsdag. För att må bra och prestera på topp behöver vi utrymmen för såväl samarbete och social samvaro, som för återhämtning och koncentration, säger Anna.
Dessutom är det viktigt att tänka på att det inte är alla som har bra förutsättningar för att arbeta hemifrån. Genom att sätta mänskliga behov i centrum vid planering av ett kontor, så arbetar man faktiskt med inkludering i praktiken.
– Vi har en enkel modell man kan checka av mot, efter att man sett över alla basfunktioner och flöden.
Samarbete
– Ett bra samarbete ger både nya infallsvinklar och ett bättre resultat. Att ha platser på kontoret där man kan mötas är en av förutsättningarna för att lyckas. Gärna något större konferensrum, som kan möbleras om och anpassas för andra evenemang eller utbildningar. Och satsa på flera mindre mötesrum (för 2-4 deltagare). De kan användas både för spontana och planerande möten. Och det är viktigt att rummen är utrustade med bra digital utrustning för högkvalitativa hybridmöten.
Social samvaro
– Genom att planera för naturliga flöden i kontorsmiljön kommer kollegor att stöta på varandra spontant, så kallade ”happy accidents”. Det kan vara vid kaffemaskinen, i en trappa eller vid en reception. Var inte rädd för att skapa passager där man ofta rör sig. Lika viktigt är det att ha plats för planerade sociala träffar, kanske en soffgrupp eller en cafeyta där man kan ha kontorsmöten eller en AW.
Koncentration
– Ibland kan distraktionerna vara många på kontoret, därför är det nödvändigt att ha arbetsplatser för fokuserat arbete. Detta är något som lätt glöms bort och som fler frågar efter idag. Mindre kontorsrum avsedda för en eller ett fåtal personer är en bra lösning för den som vill gå undan och arbeta ostört eller ta ett telefonsamtal. Extra viktigt i dessa fokusrum är ljudisolering och bra ljus, samt att det är en riktigt bra ergonomi.
Återhämtning
– Att få tid för återhämtning under arbetsdagen är otroligt viktigt för vårt välmående. Återhämtning kan se olika ut från person till person. Medan en del föredrar att sätta sig i ett avskilt rum med musik i hörlurarna väljer andra att gå en promenad i friska luften eller en ta kopp kaffe. På vårt kontor har vi placerat en massagestol i ett enskilt rum där medarbetarna kan koppla av. Vi har även ett pusselbord som är väldigt populärt, en bokhylla där det är fritt att låna böcker och soffor i avskilda utrymmen.
Nästan 70 procent av alla arbetsgivare uppger att de behöver ställa om sina kontor efter nya behov. Men många upplever att det är komplicerat..
– Visst det är mer komplext än förr när man hade ett kontor med fasta platser och fasta tider. Men samtidigt ger detta en större möjlighet att sticka ut som arbetsgivare och när du visuellt och rumsligt visar att du står för omtanke och inkludering kommer både stoltheten och attraktionskraften att öka. Och då är det är mödan värt, avslutar Anna.
